テレワーク導入に必要なクラウドサービス

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新型コロナウィルスの影響で、テレワークを導入せざる負えない企業が増えてきているかと思います。

2年ほど前から全従業員をテレワーク(在宅ワーク)を導入しているシンプルメーカーのノウハウが少しでもお役に立てばと思い、記事をまとめました。

コミュニケーションツール

チャットと、ビデオ会議は、テレワークの導入には必要不可欠なコミュニケーションツールです。いくつかご紹介します。

チャットワーク

サービスサイトURL:https://go.chatwork.com/ja/

チャットワークは当社でも利用しているチャットツールです。プロジェクトごとにチャットルームを分けることができ、とてもシンプルでITが苦手な方でも利用しやすいと思います。料金もお手軽価格で利用可能です。

料金

いくつかプランがありますが、企業で利用する場合は、ビジネスプラン以上を選択してください。ビジネスプランの場合、年間契約の場合1ユーザーあたり月500円で利用可能です。

セキュリティ

ビジネスプラン以上ですと、ユーザー管理機能が使えます。管理者側で一括で従業員のアカウントを登録して管理できます。

また必ず行なってほしいのが、2段階認証です。

2段階認証を行うことで、第3者に勝手に社内のチャットを見られてしまうリスクを大幅に減らします。

スマホアプリ・デスクトップ通知

iOS、Androidともに、スマホアプリがあり、LINEのようにスマホからもチャットを送ることができます。これによりメッセージが気が付くのが早くなります。

PCで利用しているときは、デスクトップ通知という機能を必ずONにして利用しましょう。

Slack

サービスURL:https://slack.com/

チャットワークと同様こちらもチャットツールです。スラックと読みます。

IT企業ならみんな使っているような印象を持つほど、普及しています。

チャットワークが国産のサービスですが、Slackは海外から入ってきたサービスになります。

言葉がなかなか馴染みにくいですが、チャンネルと呼ばれるチャットルームを作成することができます。

料金

無料から利用可能ですが、企業で利用するなら、スタンダードプラン以上を利用されると良いと思います。

年契約で一人あたり月850円です。

チャットワークより少し高いですね。

Slackにも2段階認証の機能はありますので、セキュリティについては省略します。

チャットワークより優れている点

・相手のステータスがわかる。相手がオンライン状態なのか、離席中なのかがわかります

・スレッド機能。同じチャンネルの中で複数の話題のメッセージが行き交っているとき、メッセージを追うのが大変ですが、スレッド機能を使うと、各話題ごとにスレッドがまとまって表示されます

他のクラウドサービスは大体Slackと連携できるようになっているのも、Slackの強みです。

zoom

サービスURL:https://zoom.us/

ビデオ会議用のクラウドサービスです。複数人で利用しても安定して利用でき、かつzoomのアカウントを持っていなくてもビデオ会議に参加することができます

上で紹介したチャットツールのチャットワークやSlackもビデオ会議機能はありますし、他にもビデオ会議のクラウドサービスはたくさんありますが、無料プランでも100人もビデオ会議に参加できますし、安定しているところが選ばれる理由です。

料金

無料プランの場合、40分経つとビデオ会議が終了してしまいます。

プロプランで一人あたり月2000円です。

高いように見えますが、従業員全員がプロプランを契約する必要はありません

会議を主催する方(ホスト)の人数分だけ契約されればOKです。

録画機能

重宝しているのが、録画機能です。

会議を録画することで後で見返したり、会議に参加しなかった従業員に共有することができます。

スマホからも利用できる

zoomもスマホアプリがありますので、PCだけじゃなくスマホにつないで利用可能です。

私は歩きながら会議に参加することもよくあります。

セキュリティ

最近脆弱性が発見されています。常に最新版へのアップデートを心がけましょう。

また、会議用URLにはパスワードの設定をしましょう。

追加して欲しい機能

Skypeの背景をぼかす機能がとても優秀です。テレワークでWebカメラを使う場合は、家の中はあまり見られたくないはず。一眼レフカメラで撮った写真のように背景を自然にぼかしてくれるSkypeの機能はとてもうれしいので、zoomにも付かないかなと期待しています。

ヘッドセット

zoomなどでビデオ会議する際に、声が小さくて聞こえなかったりすることがあります。ヘッドセットを付けて話すことで、クリアな声を届けることができます。

ヘッドセットも色々な種類のものがありますが、私のオススメはロジクール製品です。ロジクールのヘッドセットやWebカメラを利用されれば、ハズレることは少ないかと思います。

G Suite

Google社が提供するビジネスツールです。Gmailや、Googleドキュメント、スプレッドシート、Googleカレンダーなど、Googleが提供するクラウドサービスを企業向けにパッケージ化したサービスです。

サービスURL:https://gsuite.google.com/intl/ja/

MicrosoftのOffice系のアプリケーションを利用する方が多いかもしれませんが、Googleが一般の方向けに無料で提供しているクラウドサービスを会社のドメインで利用できるのはとても便利です。

お互いが離れた場所にいるテレワークであっても、情報の共有がスムーズに行なえます。

料金

ベーシックプランで、一人あたり月680円です。

こちらは全従業員が利用できるほうが利便性が上がります。

Gmail、Googleドライブ、googleカレンダーの3つは必ず利用されることをオススメします。

当社では、個人のローカルPC内にデータは持たずに、できるだけGoogleのクラウド上で情報を持つようにしています。

もしPCが壊れたり、盗難にあっても、クラウド上に置いておけば安心です。(盗難の場合はすぐにアカウントを停止しましょう)

セキュリティ

G Suiteを認証する他社のサービスも色々と出てますが、コストが掛かるため、以下の2つのことを対応してもらえればセキュリティは格段に上がります。

2段階認証を必須とする。(2段階認証が設定されてないとアカウントが利用できないようにすることが可能です。クラウドサービスの場合、全従業員が同じレベルのセキュリティを維持することが重要です。)

外部アカウントとの共有を無効にする。

会社のGoogleアカウント以外のアカウントとファイルなどを共有することを禁止することができます。この機能により少し利便性が悪くなりますが、誤って外部にファイルが公開されるリスクも防げるため、必ずこの設定は行うべきです。

MaLionCloud

離れた場所で仕事をするテレワークだと、気になるのが従業員の不正です。

従業員による情報漏えいなどの不正を防いだり、会社の運用ルールを従業員に守ってもらうために導入したいのが、MaLionCloudです。

サービスURL:https://www.intercom.co.jp/malion/cloud/

従業員のPCの操作ログを収集、監視するサービスです。

Windowsだけでなく、MacのPCも対応しているところが当社にとってはありがたいと思った点です。

料金

契約ユーザー数(PC数)によって1ユーザーあたりの料金が異なるようです。料金は公開されていないようですので、詳しく知りたい方は見積もり依頼を行なってください。当社20名規模の会社では他の同様のサービスにくらべて比較的リーズナブルな料金でした。

ただ、Windows PCだけしか使わない会社であれば、もっと安いサービスもあるかと思います。

全員分のPCに導入するとなると、それなりにコストは掛かるため、最終的に当社では導入に至りませんでしたが、評価版を試すこともできますので、興味がある方は問い合わせされると良いかと思います。

テレワーク導入にあたり、何をやっていいかわからない方へ

まずはチャットワークとzoomを導入されてはいかがでしょうか?

そして、まず仕事始めにzoomでMTGをやる。

あとはこまめにチャットで情報共有をすることから始めると段々とテレワークに慣れていくかと思います。

新型コロナの影響で大変な思いをされている方が多いかと思います。我々はシステム開発がメインの事業ではありますが、何か我々にできることがあれば何でもお気軽にご相談して頂ければと思います。こういう時だからこそ、少しでも皆さんのお役に立つことができればと思います。

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